L50Y: una possibile soluzione per ridurre gli OutOfStock

Settembre 2020. L50Y (The Last 50 Yards), esempio di  metodologia out-of-shelf, è uno strumento di analisi dei dati dalle caratteristiche semplici, potenti e convenienti, che utilizza i dati di vendita dei negozi per generare report.

Pur di provenienza molto lontana, è stato preso in esame da RETAIL WATCH perché si prefigge due scopi peculiari a qualsiasi  gestione, prescindendo dalle latitudini: evidenziare immediatamente i problemi di esaurimento delle scorte e suggerire risposte concrete per scongiurarli.

L’approccio fornisce rimedi rapidi da implementare, che consentono l’ottimizzazione del tempo (risorsa che, assieme alle nuove idee, sempre sancisce le migliori performance di competitività) ed il risparmio di denaro.

Questo mezzo è a sostegno di distributori, produttori e merchandiser attraverso l’estrapolazione di quelle informazioni sensibili che, se non trattate opportunamente, causano i fatidici “buchi a banco” e le conseguenti “mancate vendite”.

La sua credibilità si basa sull’atteggiamento scientifico posto a intesa delle dinamiche che muovono le scorte, con modalità funzionali al mantenimento ed alla crescita degli incassi.

Negli ambienti della distribuzione di massa sudafricana (laboratorio di questa metodologia), si calcola che lavorare bene su tale base possa condurre l’utile netto sino all’aumento del 15%.

Sarà davvero così?

Al di là di qualsiasi percentuale attesa, è verosimile che la riduzione controllata delle scorte propizi una crescita della redditività, senza interventi di spesa.

Infatti, minore stock (benché adeguato alle attività correnti) comporta maggiore agilità commerciale per affrontare al meglio le rotazioni remunerative.

Nonostante il diffuso utilizzo di SAP, Oracle e altri costosi  software, nonostante i notevoli sforzi tecnologici e finanziari  profusi da giganti internazionali della distribuzione di massa, il tema del controllo delle scorte rimane ovunque problematico.

Tra le innovazioni più temerarie (Walmart) c’è persino il ricorso a robot che attraversano il negozio, da uno scaffale all'altro, per verificare l’esposizione di tutti gli articoli.

Il problema però è ancora intricato, tanto da invocare soluzioni definitive.

Il Sudafrica, con L50Y, ne propone una che, a questo punto, è opportuno  considerare con attenzione.

The Last 50 Yards ha per nome il riferimento alla breve distanza dal magazzino allo scaffale (il termine “yard” evoca un noto legame che unisce il rugby al Sudafrica, la misura corrisponde a poco meno di 1 metro), per aiutare i rivenditori nella riduzione  dei livelli di “fuori stock”.

C’è un’indagine condotta su scala mondiale da marchi importanti come Wal-Mart, Procter & Gamble e Coca Cola, la quale è giunta alla conclusione che le scorte registrano una media dell'8,3% delle vendite mensili, con minimi del 4,3% e massimi del 12,3%.

In Sudafrica, per esempio (certo non è un caso isolato), l'esperienza recente dimostra come molti negozi perdano fino al 15% delle vendite proprio a causa di esaurimento delle scorte.

Cionondimeno occorre adottare cautela, poiché troppe scorte immobilizzerebbero capitale ed ostruirebbero gli spazi a danno delle rotazioni.

La medesima ricerca globale indica inoltre le seguenti (significative) tendenze nel comportamento del consumatore medio di fronte a un articolo mancante sullo scaffale:

  • il 45% lo sostituisce con un altro articolo;
  • il 31% va altrove per trovare il prodotto;
  • il 15% ritarda l'acquisto per la volta successiva;
  • il 9% abbandona completamente la ricerca.

Il processo cui fa ricorso Last 50 Yards è abbastanza chiaro.

Una volta che il rivenditore ha concesso le autorizzazioni, i dati di vendita giornalieri del negozio vengono trasmessi da un computer all'altro (non è consentito né peraltro necessario alcun intervento umano) in modo che venga effettuata l'analisi elettronica (durante la notte).

Al mattino, il report (una o due pagine) è disponibile via e-mail: esso indica gli elementi che devono essere controllati nell’immediatezza per assicurare i corretti presidi sugli scaffali.

Sovente, oltre il 90% degli articoli presenta qualche problema.

Può accadere che il fornitore abbia inevaso il riordino, che articoli necessari siano stati ignorati erroneamente a causa di una percezione alterata della loro giacenza, che siano stati previsti in quantità inferiore a quanto determinato dalle tendenze di vendita oppure, come nella maggior parte dei casi, che le merci si trovino nel magazzino, ma non sullo scaffale pronte per la vendita (cosa effettivamente peggiore di una comune “mancata vendita”).

La metodologia è valida anche presso i reparti di servizio.

Può infatti capitare che i fornai smettano di produrre determinati dolci, senza motivazioni commerciali, in un particolare giorno o che parimenti i macellai cambino la produzione di alcune lavorazioni, a insaputa della direzione.

I negozi che usano lo strumento con giornaliera sistematicità possono ragionevolmente ambire a dare impostazioni logiche e gestioni proficue alle scorte, con risultati positivi sino al 75% (è quasi impossibile ottenere un tasso di successo del 100%).

Così, punti di vendita che calcolano in media un utile netto del 2% dopo le spese, dovrebbero essere in grado di aumentarlo al 2,3%.

Il senso principale di approcci come questo consiste nella lungimiranza di affidarsi alla gestione automatizzata delle informazioni di vendita che, nella distribuzione di massa, ha il merito di scongiurare errori umani e semplificare i numerosi controlli necessari a rendere realmente produttivi gli assortimenti scelti a monte.

Abbiamo qui ovviamente indicato solo una soluzione come ce ne sono tante altre (con maggiore o minore grado di sofisticazione operativa), sebbene il principio che sta alla base sia valido per tutti, in ogni Stato.

Varie sono dunque le vie, ma la destinazione finale resta una soltanto!

La proposta di riordino automatico (che non lascia sfuggire, nella calendarizzazione oculata, l’ordine di alcun articolo e propone i quantitativi da richiedere a seguito di calcoli matematici automatizzati sui dati di vendita) in coerente associazione a metodi come quello appena descritto (che monitora sistematicamente i livelli di stock e consente la tempestiva correzione di situazioni anomale) si propongono come efficaci baluardi sia alle involuzioni degli incassi che alle nocive immobilizzazioni dovute alla giacenza della merce.

Chris Du Preez, riferimento tecnico per la metodologia qui in esame,  è contattabile su Facebook (The Last 50 Yards) oppure, direttamente in Sud Africa, al recapito telefonico +27 74 997 7922.

 

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